Denne v práci vybavíme niekoľko e-mailov. Ako ich napísať, aby kolega či firemný partner vedel, čo po ňom chcete? Ako docieliť, aby biznis e-maily boli jasné, stručné, priateľské a nezabrali vám veľa času? Pozrite si tipy, ako byť pri písaní e-mailov čo najviac efektívny. Ocenia to viacerí, nielen váš šéf. 😉
1. Výstižný predmet e-mailu, ktorý prezradí hlavnú pointu
Podľa predmetu e-mailu sa rozhodujeme, či ho otvoríme alebo presunieme rovno do koša. Ak novému biznis partnerovi píšete po prvýkrát, dajte si záležať, aby predmet nepôsobil ako nevydarená reklama. Zľavy, akcie a úžasné ponuky vyskakujú odvšadiaľ. Skôr sa zamerajte na úžitok, ktorý mu spolupráca s vami prinesie.
Ak píšete kolegom z práce, do predmetu e-mailu napíšte tému alebo oblasť, ktorej sa to týka. Do názvu môžete doplniť aj termín, dokedy má byť úloha hotová. Vďaka tomu kolega ľahšie určí prioritu a hneď vie, či požiadavku vybaví za pár minút alebo až niekoľko hodín.
Výstižný predmet e-mailu má aj ďalšiu výhodu. S odstupom času sa hľadá rýchlejšie ako všeobecné správy: Ahoj!, Mrkneš sa na to? alebo iba prázdne Re:.
2. Jasná štruktúra e-mailu
Písanie firemného e-mailu nie je žiadna detektívka, ktorá má úvod, jadro, zápletku, vyvrcholenie a nečakaný záver. Avšak tiež má svoju typickú osnovu:
Pozdrav
je prvý riadok v e-maile. Ak píšete konkrétnej osobe (neposielate správu na všeobecný e-mail), k pozdravu pridajte oslovenie a meno.
Príklady:
Dobrý deň, pán Mrkvička,
Vážený pán Mrkvička,
Ahoj, Juraj,
Kompliment alebo príjemná poznámka
je výborný úvod e-mailu. Biznis partnerovi píšete po prvýkrát? Je to vhodný spôsob, ako mu stručne vysvetliť, prečo ste si vybrali práve jeho. Ak ste sa už predtým niekde stretli, nevtieravým komplimentom sa mu môžete pripomenúť.
Príklady:
Zaujala ma Vaša prednáška o …[téma] na biznis konferencii v …[miesto/dátum].
Na podnikateľskom blogu …[názov] som našla článok [nadpis/url], ktorý bol pre mňa veľmi užitočný.
Teším sa, že sme sa mohli osobne spoznať na …[miesto].
Ak pracovne píšete niekomu, koho už poznáte, použite príjemnú poznámku. Poďakujte za predchádzajúcu pomoc alebo odoslané informácie, či vyriešenie úlohy.
Kompliment a príjemná poznámka robia e-mail viac ľudským. Dokážu ľudí príjemne naladiť na čítanie zvyšku e-mailu. Zrazu požiadavky neznejú ako príkazy. 😉
Dôvod vášho e-mailu
Aby sa z biznis e-mailovej komunikácie nestala telenovela, držte sa pravidla Jedna vec. V e-maile sa zamerajte na jednu záležitosť, ktorú potrebujete prebrať, či vyriešiť. Napíšte konkrétny dôvod, prečo e-mail píšete.
Príklady:
Vedeli by ste mi pomôcť s…
Píšem Vám, lebo…
Nepoužívajte slovné spojenie Dovoľujem si Vás (kontaktovať, informovať…). Tým, že e-mail píšete, tak ste si už dovolili. 🙂 Napriek tomu, že firemné e-maily sú viac formálnejšie ako bežné e-maily priateľom, netreba to s formálnosťou príliš preháňať.
Výzva na akciu
je činnosť, jasný krok alebo postup, ktorý má príjemca e-mailu spraviť. Nespoliehajte sa na to, že si to sám vydedukuje z predchádzajúcich riadkov. Ľudia majú radi jasno, preto im povedzte, čo konkrétne od nich chcete. Firemný e-mail nie je žiaden kvíz alebo skúška dôvtipu.
Príklady:
Môžete mi poslať tieto súbory do konca týždňa?
Prosím, ozvite sa …[meno] a dajte mi vedieť, keď to bude hotové.
Ukončenie správy
Aj e-mail má svoj záver. Môžete ho ukončiť napríklad takto:
Ak máte nejaké otázky, dajte mi vedieť. Pekný deň prajem.
Teším sa na našu spoluprácu. S pozdravom
Podpis
obsahuje kontaktné údaje ako:
- vaše meno,
- telefonický kontakt,
- e-mail (pre prípad, že by si ho príjemca správy chcel rýchlo skopírovať),
- názov spoločnosti, pod ktorou píšete.
Aký podpis zvoliť, aby ste na prvý pohľad zaujali, sa dozviete v článku: Ako nastaviť e-mailovú schránku ako profesionál/ka.
TIP: Ak chcete okrem firemného e-mailu získať aj nástroje potrebné na efektívny chod podnikania, vyskúšajte Biznis Mail. Získate nielen e-mail napojený na vašu vlastnú doménu, ale aj ďalšie šikovné nástroje ako zdieľaný kalendár, plánovanie schôdzok, videokonferencie, chat a online prácu s dokumentami. Biznis Mail je ideálny pre malé firmy a živnostníkov, ktorí ocenia jednoduché a dostupné riešenie. 🙂
3. Pri odpovedi ponechajte pôvodný e-mail
Keď niekomu odpovedáte na jeho správu, vždy ponechajte pôvodný e-mail. Je to dôležité, najmä pri krátkych odpovediach ako napríklad: Áno, súhlasím alebo Ozvite sa mi budúci týždeň. Príjemca vašej odpovede bude hneď vedieť, na čo reagujete.
4. Obrázky vkladajte ako prílohu
Keď vložíte obrázok do textu e-mailu cez funkciu kopírovať – vložiť, niektoré e-mailové programy obrázok nezobrazia, blokujú ho, príp. celú vašu správu vyhodnotia ako spam. Preto je lepšie obrázok poslať ako prílohu e-mailu. Budete mať istotu, že obrázok sa dostane tam, kam ste ho aj poslali.
5. Osvojte si vychytávky, vďaka ktorým biznis partneri váš e-mail prečítajú rýchlo a ľahko
Pri čítaní textu by to malo odsýpať. Pri písaní firemných e-mailov to platí dvakrát. 🙂 Dosiahnete to, ak sa budete držať nasledujúcich tipov:
Používajte krátke slová, vety a odstavce
Vyhnite sa dlhým textom, ktoré už na prvý pohľad odrázajú. Každé slovo navyše zmažte. Nezamotajte sa do krkolomných súvetí, radšej zvoľte jednoduché vety. Firemným e-mailom dodajú ľahkosť a zrozumiteľnosť.
Používajte odseky. E-mail tak bude viac prehľadný. Vďaka odstavcom sa čitateľ rýchlo vráti k informáciám, ktoré si potrebuje ešte raz prečítať.
Dôležité informácie zvýraznite tučným písmom
Zvýraznite len to podstatné, čo je skutočne dôležité. Ak to preženiete, význam tejto vychytávky sa stratí.
Veľké písmo zvoľte výnimočne
Text, na ktorý chcete upriamiť čitateľovu pozornosť, môžete označiť aj VEĽKÝM PÍSMOM. Avšak funkciu CAPS LOCK nepoužívajte príliš často. Veľké písmo krátky text zvýrazní, ale pri častom používaní môže v čitateľovi vyvolať dojem, že na neho kričíte.
Uprednostnite Aktívny hlas pred Pasívnym
Aktívny hlas je ľahšie čitateľný. Vety sú zamerané na osobu, ktorá koná, preto podporujú akciu a zodpovednosť. Radšej napíšte: Workshop organizujeme …[dátum, miesto] ako Workshop je organizovaný ……[dátum, mieto]. Vety v trpnom rode (pasívny hlas) sú zamerané na objekt, na ktorý sa vzťahujú.
S emotikonmi to zbytočne nepreháňajte
Myslite na to, že píšete e-mail biznis partnerovi, nie príspevok na sociálne siete. 😉 Avšak nie ste stroj. Občasný smajlík dokáže navodiť príjemný dojem z e-mailu. Dávajte si pozor, aký emotikon, a v ktorej časti textu ho použijete. Nesprávny výber môže v čitateľovi vyvolať dojem, že ste príliš sarkastický alebo sa mu vysmievate.
Ak vás čaká obdobie, kedy nebudete v práci, nastavte si Out of office. Konkrétne tipy nájdete v článku Ako na perfektnú automatickú odpoveď „mimo kancelárie“? (+ super vzory).
Vypočujte si na záver podcast o tom, ako dizajnové myslenie v ľuďoch reštartuje sedliacky rozum:
