Ako na perfektnú automatickú odpoveď “mimo kancelárie”?

Doba čítania: 7 min.

Pracovné týždne ubehnú, ani sa nenazdáte a dovolenka je pred dverami. Hurá! ?

Zostáva už len dať vedieť kolegom a klientom, že nebudete „na dráte“. Je teda čas nastaviť si automatickú odpoveď alebo out-of-office e-mail. V skratke OOO.

Ako nastaviť automatickú odpoveď?

Čo je OOO? Je to funkcia vašej e-mailovej schránky, ktorá automaticky počas vašej dovolenky alebo choroby odosiela na každý prichádzajúci e-mail odpoveď s textom, ktorý si vy dopredu pripravíte. Takto odosielateľom dávate na známosť, že nie ste v práci a do určitej doby skrátka neodpoviete na ich e-mail.

Čo sa týka textu OOO, máte dve možnosti. Napíšete krátky formálny e-mail o tom, že ste mimo kancelárie, a pridáte kontakt na kolegu pre urgentné záležitosti. Neurazí, ani neprekvapí. Účel splnený. Taká povinná jazda.

Alebo….

….sa môžete inšpirovať niektorým z vtipných alebo originálnych OOO vzorov, ktoré nájdete nižšie v tomto článku.

Ako nastaviť automatickú odpoveď?

Najprv si poďme povedať ako na to.

OOO si môžete nastaviť, keď ste preč 2 týždne alebo pár dní, prípadne aj len 1 deň.

V nastaveniach e-mailu si nájdite možnosť automatická odpoveď alebo out of office (OOO) – podľa toho, aký typ e-mailovej služby (ProtonMail, Tutanota, alebo Gmail, atď.) alebo e-mailového klienta (Outlook, eM Client, ThunderBird, atď.) používate. Ak máte e-mail hostovaný u nás, skvelý návod ako si nastaviť OOO vo svojom webadmine nájdete na našej stránke.

Vyberte čas platnosti – odkedy dokedy sa automatická odpoveď má posielať.

Vyberte frekvenciu posielania – či sa má odpoveď posielať po každom e-maile od toho istého človeka, alebo len raz.

Vpíšte text, ktorý chcete, aby odosielateľ dostal a dajte uložiť zmeny.

Čo by malo byť v texte „out of office“?

V zásade by váš OOO mal obsahovať:

Priateľský, ale profesionálny pozdrav.
Ako dlho budete preč.
Dátum, kedy sa vrátite.
Či e-mail odosielateľa je presmerovaný niekomu inému.
Ak nie, koho a ako môže odosielateľ v prípade potreby kontaktovať.

Profesionálne e-mailové služby umožňujú naraz posielať dva rôzne druhy OOO – jeden typ dovnútra organizácie vašim kolegom a druhý typ mimo organizácie vašim klientom.

Ako môže vyzerať text štandardného „OOO“ e-mailu? Poďme sa pozrieť na najčastejšie príklady.

Som na dovolenke

Keď odchádzate na dovolenku, viete, kedy sa vrátite. Dajte do OOO základné veci a viete, že nič nepokazíte.

Zdravím,

Momentálne ma nájdete lyžovať v našich krásnych Vysokých Tatrách. Keďže som bez prístupu k môjmu pracovnému e-mailu, na Váš e-mail odpoviem najskôr po mojom návrate 9.1.2023. Ak je Váš e-mail urgentný, kontaktuje našu kanceláriu na office@nasakancelaria.sk a moji kolegovia sa Vášho e-mailu s nadšením ujmú.

Majte krásne sviatky a šťastný Nový rok!

Silvia

Som na PN

Ak ste na PN, väčšinou neviete, kedy presne sa vrátite. Ak nebudete mať prístup k firemnému e-mailu ani pri predĺžení vašej PN, radšej uveďte v OOO len začiatok vašej neprítomnosti.

Dobrý deň,

Momentálne som dočasne mimo kancelárie od dd/mm/rrrr bez prístupu k pracovnému e-mailu. Váš e-mail nebol preposlaný. Ak váš e-mail znesie nejaký čas, odpoviem vám hneď po mojom návrate.

V urgentných prípadoch kontaktujte, prosím, moju kolegyňu Ľubicu Staškovú, e-mail xxx@xxx.sk.

S pozdravom,

Klára Zemitá

Som na konferencii alebo workshope

Ak už musíte niekde stráviť pracovne pár dní, skúste to využiť a nadviažte nejaké kontakty. Alebo upevnite tie existujúce.

Pekný deň,

vďaka za Váš e-mail. Dd/mm-dd/mm som na konferencii v xxx. Poďme sa tam stretnúť! O čom konferencia je? Tu je link www.ssss.sk.

Ak neplánujete ísť na konferenciu, ale budete v tej dobe v meste, kľudne mi zavolajte +421xxxxxxxx a stretnime sa.

Budem sa tešiť!

Ak sa neuvidíme, na váš e-mail odpoviem hneď po svojom návrate.

S pozdravom,

Ing. Roman Hraško

Interný e-mail

Ak nekomunikujete so zákazníkmi alebo inými ľuďmi mimo firmy, stačí vám pripraviť si OOO len pre kolegov. Môže vyzerať aj takto:

Ahojte,

Momentálne som mimo kancelárie. Budem späť v pondelok dd/mm. Všetky podklady som dal na drive. Ak niečo treba dovysvetliť, pokojne dajte vedieť Janke alebo Ľubošovi.

Diky moc,

Miňo

Som v práci, ale nemám čas

Ak máte celodennú akciu a nebudete k dispozícii na 100 %, dajte klientom o tom vedieť napríklad aj takto:

Dobrý deň,

ďakujem za Váš e-mail. V dňoch 7.-8.12. organizujem dvojdňový workshop. Na e-maily preto budem odpovedať sporadicky podľa momentálnych časových možností počas týchto dvoch dní. Prosím, označte dôležité e-maily v predmete ako URGENT, alebo prívlastkom veľmi dôležité. Na tie sa budem snažiť reagovať prednostne.

V neodkladných veciach kontaktujte, prosím, kolegu Mgr. Jána Matušku na xxx@xxx.sk alebo na tel.č.: +4219xx xxx xxx.

Ďakujem za pochopenie.

S úctou,

JUDr. Jana Smolenská

Materská/rodičovská

Vážený odosielateľ,

Ďakujem za Váš e-mail. Momentálne čerpám materskú dovolenku do konca tohto kalendárneho roka. Dovtedy všetky moje úlohy bude svedomito plniť naša talentovaná SEO špecialistka, Lenka Výletná. Je Vám k dispozícii na xxx@xxx.sk a na tel.č.: +421x xxx xxx.

Prajem všetko dobré a teším sa na skoré stretnutie.

S úctou,

Monika Horná

Pro tip: Ako v každom e-maile, nezabudnite na povinnú súčasť, a to je e-mailový podpis alebo pätička. Ako na to? U nás vo Websupporte si ho nastavíte takto jednoducho.

**Anglický out of office vzor**

Pracujete v medzinárodnom prostredí a potrebuje si rýchlo nastaviť OOO? Tak sa inšpirujte napríklad týmto vzorom.

Hello,

I am out of the office with limited access to my e-mail until my return on Sept. 20. If you need assistance before my return, please contact Lenka Závodná at zavodna@nasafirma.sk or +4219xx xxx xxx.

Best regards,

Aneta Šťastná

SEO speciallist

Nebojíte sa byť rebel? Tak vyskúšajte tieto originálne tipy

Pri OOO si treba uvedomiť, že nikdy neviete, kto všetko vám môže poslať e-mail. Ak ale máte dostatočne uvoľnenú firemnú kultúru, automatická odpoveď okorenená vtipom vôbec nemusí byť zlý nápad.

Čo poviete na tieto tipy?

1. Vyťažený manažér na lyžovačke

Odpoveď: Momentálne som mimo kancelárie. Mám so sebou mobilný telefón, číslo z pochopiteľných dôvodov zdieľať nebudem. Ak ho uhádnete, rád vám na telefonát odpoviem.

2. Customer support telefónneho operátora

Odpoveď: Ďakujem za vašu správu. Z vašej platobnej karty bolo stiahnutých 5,99 EUR za prvých 10 slov a 1,99 EUR za každé ďalšie slovo.

3. Marketingový manažér

Odpoveď: 404. Marketingový manažér sa nenašiel.

4. Šéfka

Odpoveď: Som mimo kancelárie do dd/mm, 23:59 hod. Užite si to ticho a pokoj.

5. Geek

Odpoveď: Budem mimo kancelárie do budúceho týždňa. Mám vynikajúci prístup k telefónu aj e-mailu. Určite ho nebudem používať na pracovné účely.

6. Office manažérka

Odpoveď: Ďakujeme za vašu správu, ktorá bola práve zaradená do nášho systému pod číslom 352. Odpoveď môžete očakávať o 14 týždňov.

7. Šéf

Odpoveď: Teraz lyžujem. Keď sa vrátim, skontrolujem váš e-mail. A splnenie všetkých ostatných úloh tiež. Vlastne idem na to už teraz. Takže dúfam, že už to máte hotové.

8. Pracovník call centra

Odpoveď: Zdravím, som na dovolenke. Dúfam, že vyhrám v lotérii a už nikdy sa nevrátim.

9. Teamleader

Odpoveď: Nemám prístup k e-mailu do môjho návratu dd/mm. Chcem vás ubezpečiť, že vaša správa bude vymazaná v poradí, v ktorom prišla.

10. Admin

Odpoveď: Túto automatickú správu ste obdržali kvôli mojej neprítomnosti na pracovisku do dd/mm. Ak by som v práci bol, žiaden e-mail by ste pravdepodobne nedostali.

11. Sales manažér

Odpoveď: Budem mimo kancelárie od dd/mm do dd/mm. Ak ide o urgentnú záležitosť, volajte, prosím, číslo 112.

12. Asistent

Odpoveď: Zo zdravotných dôvodov budem mimo kancelárie po dobu dvoch týždňov do dd/mm. Po mojom návrate ma, prosím, oslovujte “Loretta” namiesto “Richard.”

13. Skutočný rebel

Odpoveď: Som mimo kancelárie, odpoviem hneď ako sa vrátim. OK, v skutočnosti nie som, len vás ignorujem.

14. Developer

Odpoveď: Momentálne som mimo kancelárie. Ak ide o urgentnú záležitosť, tweetnite mi vašu správu s hashtagom #otravujempocasdovolenky.

15. Škodoradostný kolega

Odpoveď: Som na lyžovačke. Odporúčam vám vyskúšať to tiež. PS: Toto nie je pozvanie.

Nechceme, aby vás vaša e-mailová odpoveď stála kariéru, preto si vzory upravte podľa seba. ? V ďalšom článku vám ukážeme, ako si jednoducho nastavíte automatickú odpoveď v Gmaile a Outlooku.

Ak máte skúsenosť s vtipným out of office, dajte nám o tom vedieť!