Dnešná vyspelá doba a pokrok technológií nám prináša mnoho super vecí. Možnosť byť stále pripojený, byť informovaný o všetkom akonáhle sa to stane, byť každú chvíľu zastihnuteľný ostatnými. V mnohých prípadoch to je super, no ak chcete na niečom intenzívne pracovať, celkom vám to dokáže rušiť vaše sústredenie. A práve proti tomu som sa rozhodol v poslednej dobe bojovať. Či to skončilo víťazne, posúďte vy.
Notification hell a ako sa ho zbaviť
Kto pracuje v internetovom prostredí, určite pozná ten pocit, keď sa mu na počítačí objaví nejaká notifikácia. Alebo dorazí nový email. V tej chvíli si poviem, že veď sa na to pozriem, zaberie mi to maximálne pár sekúnd. V skutočnosti je to vždy viac ako pár sekúnd a to ešte nepočítam čas, ktorý potrebuje mozog aby sa v sústredení vrátil k pôvodnej aktivite, na ktorej som predtým pracoval. Preto som sa rozhodol pokiaľ možno všetkých notifikácií zbaviť alebo ich aspoň odsúvať na druhú koľaj. Pomohlo mi k tomu niekoľko základných pravidiel, ktoré som si zvolil a začal praktikovať.
Empty inbox
Celá idea okolo empty inboxu je, že svoju emailovú schránku urdžiavate podľa možností prázdnu. Akonáhle nejaký email vybavíte, dáte ho archivovať a v hlavnom inboxe schránky (priečinok doručenej pošty) ho už nevidíte. V ideálnom stave tak v priečinku doručenej pošty nemáte nič, v reálnom živote tam máte maximálne zopár emailov, na ktoré ešte potrebujete odpísať (alebo najprv niečo dokončiť, aby ste na ne mohli odpísať). Nepriamo vám tak váš inbox slúži ako také todo komunikácie.
Email len na komunikáciu
Akonáhle to začnete aplikovať, pravdepodobne vás ohúri množstvo pošty, ktorú denne dostávate a pritom nemá s reálnou komunikáciou nič spoločné. Ja osobne som sa tak začal odhlasovať zo všetkých automatizovaných emailov, ktoré nesúvisia s mojou prácou. Napríklad emaily zo sociálnych sietí, odbery noviniek (newsletters), reklamné ponuky a podobne.
Email len na komunikáciu, po druhé
V tejto fáze už máme email očistený od balastu, ktorý k našej práci neprispieva. Čo však s takým, čo s našou prácou súvisí? Napríklad emaily z Jiry, Asany, Slacku, (doplňte ľubovoľný nástroj, čo používa vaša firma)? Tu v prvom kroku zvážim, ako často sa do daného nástroja prihlasujem a aký dlhý časový úsek môjho nereagovania je ešte akceptovateľný. Ak daný nástroj zapínam častejšie, nie je čo riešiť – emailové notifikácie priamo vypínam. Ak je to však dlhšie, rozhodol som sa ísť cestou outsourcovania týchto notifikácií:
Second screen len pre notifikácie
Pri svojej práci som sa rozhodol vyhradiť si jednu celú obrazovku len pre notifikácie. Pokiaľ pracujete s pripojeným externým monitorom k notebooku, tak nie, nemyslím ten (v tom prípade ide až o tretiu obrazovku). Na mysli mám takú malú obrazovku, vhodnú presne na veľkosť notifikácií, a ktorú za bežných okoloností v práci aj tak nepoužívate. Mobil. A teda aby som nadviazal na predchádzajúci odsek, tak v prípade tých pracovných toolov si stiahnem ich mobilné aplikácie, zapnem ich notifikácie a vypnem tie emailové. Tieto notifikácie sa tak ku mne dostanú, ale vzhľadom na to „ako aktívne“ pri práci sledujem mobil, dostanú sa ku mne v ten správny okamih – keď mám pauzu a nie v stave najväčšieho sústredenia sa na prácu.
Problém inboxu v mobile?
Niekoho prvou reakciou by mohlo byť, že to som si vlastne veľmi nepomohol. Prakticky som si len pôvodny stav z doručenej pošty premiestnil na obrazovku telefónu. Ja tvrdím, že pomohol a hneď sa aj pokúsim zdôvodniť prečo.
Oddelil som si skutočnú komunikáciu s osobami (email) od komunikácie externých systémov (notifikácie). Dokážem si predstaviť, že pre niekoho to nie je veľmi podstatné, pre mňa osobne však áno.
A hlavne, pre notifikácie v mobile si viem nastaviť rôzne stupne intezity ich zobrazovania. V praxi som si zaužíval tieto:
- žiadne notifkácie – pre aplikácie ako Messenger, Instragram som si notifikácie úplne vypol. To, že majú pre mňa niečo nové sa dozvedám až keď ich implicitne zapínam. Takto u mňa končí 80% aplikácií.
- len odznaky – v zozname aplikácií sa mi pri danej aplikácií zobrazí len počet nových a viac sa dozviem, až pokiaľ ich otvorím. Nepotrebujem byť o daných veciach informovaný priamo v notifikačnom centre, stačí mi len vedieť, že nejaké nové tam sú. Napríklad Slack alebo Trello.
- odznaky a notifikačné centrum – narozdiel od prechadzajúceho nastavenia vidím už tieto notifikácie aj v notifikačnom centre (god bless raise to wake function in last iOS) a/alebo na mňa vyskočia pri používaní mobilu ako bannery. Ako príklad poslúžia Asana, Sentry a podobne.
- všetko – asi len 3 aplikácie – Telefón, Správy a Pushover (o ktorom sa viac zmienim nižšie).
Aby som to zhrnul, práve možnosť oddeliť si reálnu a systémovú komunikáciu, široké možnosti nastavovania hlásenia notifikácií a to, že mobil pri práci aktívne nesledujem boli pre mňa 3 hlavné dôvody, prečo som sa rozhodol notifikácie v maximálnej možnej miere presmerovať z emailu na mobil. Čo však so službami, ktoré svoje mobilné aplikácie nemajú?
Pushover
Pushover je jednoduchá služba na zasielanie notifikácií na vaše zariadenia cez poskytované API. Zaregistrujete sa tam, nainštalujete do mobilu a je to. A práve pre túto aplikáciu má podporu mnoho externých služieb (ktoré zatiaľ nemajú vlastnú aplikáciu – napríklad Gitlab, Sentry, Statuscake a podobne).
No pre pushover som sa rozhodol aj kvôli mojím osobným projektom. Pokiaľ to už má API, začal som to používať a zo svojích vlastných aplikácií tam pushovať rôzne dôležíté notifikácie. Navyše level notifikácie sa nastavuje na strane backendu pri posielaní do API a tak je rozhodnutie na mne, či na mobile to bude nejaká dôležitá notifikácia aj so zvukovým upozornením alebo len niečo do notifikačného centra. That’s cool, am I right?
J.A.R.V.I.S.
A konečne sa dostávame k niečomu, čo bolo mojou voľno-časovou aktivitou ostatný týždeň. Celý rad pravidiel opísaných vyššie mi dlhodobo pomáhal, ale nie vždy to bolo dokonalé. Niekedy je daná notifikácia pre mňa podstatná len za určitých okolností, niekedy má pre mňa paradoxne väčšiu pridanú hodnotu na PC než na mobile. Niekedy chcem sledovať niečo, o čom žiadna služba/aplikácia nenotifikuje. A tak som si ako programátor povedal, že predsa to dokážem nejako zmeniť. Začal sa rodiť môj osobný asistent. Web-služba, ktorá odpočúva webhooky a následne za určitých podmienok triggeruje iné webhooky/APIny. Vzdialene to môžem prirovnať k Zapieru, avšak je to oveľa viac na steroidoch a personalizované – nakoľko sám a do hĺbky definujem podmienky, za ktorých majú dané akcie spustené. A hlavne ako programátor predsa nebudem platiť mesačne $20 za niečo, čo si dokážem urobiť aj sám 🙂
Zopár príkladov:
- Ak do určitého repozitára na Gitlabe, do master branche commitne niekto iný než ja, notifikácia do notifikačného centra na iPhone. Tu ide o príklad, kedy na existujúci typ notifikácie chcem ešte aplikovať nejaké extra podmienky.
- Ak build v Gitlabe skončí úspešne a môj commit je pushnutý do produkcie – notifikácia na macOS. Toto je pre zmenu príklad, kedy notifikácia má pre mňa väčší zmysel na PC než na mobile – nakoľko sa týka práce, ktorú som v danom okamihu (+- pár minút) robil.
- Pokiaľ aplikácia v mojom whishliste na App Store klesne na cene. Tu ide zase o príklad, kedy samostná aplikácia daný typ notifikácie ani neponúka.
One TODO to rule them all
Každý človek, ktorý chce byť aspoň trocha produktívny už určite nejakú formu todo používa. Či už ide o pripomienky v mobile alebo nejaký prokročilý tool určený práve na tento účel. Problém však nastáva, pokiaľ tých todo máte viacero. Jedno napríklad na základné osobné veci (kúpiť to a to, vybaviť to a to), jedno pre osobné projekty, jedno v práci, ďalšie na projekty čo rozbiehate s kamarátmi. Ja osobne som sa začal v tom postupne strácať. Aby som vedel, na čo budem mať najbližší týždeň čas, potreboval som ich vidieť všetky naraz.
A to bol problém. Zo začiatku som to riešil tak, že do svojho osobného todo som duplikoval tasky z tých ostatných. Účelu to výrazne pomohlo, ale pridalo to na robote (jednak ich duplikovane vytvárať, ale aj následne duplikovane uzatvárať). A ako ma to časom prestávalo baviť, začala sa rodiť myšlienka celé to zautomatizovať. A teda práve univerzálne todo bolo zámienkou na vznik jarvisu opísaného vyššie. Pomocou APIniek a rôznych webhookov tak mám teraz svoje todo mirrorované v jednom centrálnom a nech task ukončím v ktoromkoľvek, zmeny sa prenesú aj do ostatných. A čo používam ako to centrálne todo? Wunderlist. Možno nie je úplne top (rád si nechám poradiť), no mne vyhovuje z týchto dôvodov:
- má API vrátane webhookov – čo je základný stavebný kameň celej automatizácie
- má jednoduché UI/UX. Extra som si obľúbil denný/týždenný náhľad a podpora priečinkov skvele slúži na oddeľovanie externých todo (čo projekt v asane, to priečinok vo Wunderliste / obdobne pre ďalšie služby)
- má aplikácie pre iOS aj macOS vrátane podpory widgetov v notifikačnom centre – a teda sa viem vždy a jednoducho dostať k prehľadu taskov na aktuálny deň
- možnosť rekuretných taskov – tých mám prekvapivo dosť a možnosť odfajknúť daný task z dneška s vedomím, že o mesiac bude znova čakať na mňa je pri niektorých veciach must-have.
A čo na to Alfred?
Alfred je jedna z aplikácií na macOS, ktorú som dlho poznal, ale nikdy nepoužíval. Vnímal som to ako alternatívne vyhľadávanie k Spotlightu – no ak by tak bolo, zrejme by som to nepoužíval ani dnes. V skutočnosti som v tomto nástroji objavil strašne silnú vlastnosť workflows. Niečo, na čo si netrebalo dlho zvykať a už po chvíli som sa na tom stal dosť závislý. Najprv som si ich posťahoval niekoľko desiatok, no netrvalo dlho a ako programátor (čo si tvorí vlastného osobného asistenta) som začal dotvárať nové, najmä týchto 3 typov:
Štartovač traktora, ako som si túto kategóriu úsmevne pomenoval. Napríklad jeden takýto workflow pullne nové commity z repozitára, aktualizuje composer balíčky, naštartuje lokálny Docker Machine, pospúšta v ňom potrebné kontajnery, spustí Atom & SourceTree (a otvorí v nich práve tento projekt) a nakoniec otvorí novú kartu v browseri, kde už čaká otvorený localhost. A to všetko len na 2 písmena vo „vyhľadávaní“. A samozrejme ďalší workflow, ktorý tento traktor následne zaparkuje = všetko poukončuje.
Ďalším typom sú poskytovatelia vyhľadávania. Vyhľadávanie nad systémovými databázami mojích/firemných aplikácií vytiahnuté na úroveň OS. Predstavte si, že nech ste v akejkoľvek aplikácií, označíte nejaký text a jednou klávesovou skratkou tento text vyhľadávate vo vašej firemnej DB a po vybratí niektorého z výsledkov sa vám otvorí firemná (web) aplikácia už priamo s danou položkou. Toto mení životy.
A posledným typom sú všeobecné mikro tooly/listingy, ktoré skracujú na pár znakov niečo, čo dokážem aj ináč, ale komplikovane alebo zdĺhavejšie – napríklad Bash into container.
Alfred sa tak pre mňa stal ďalším frameworkom, ako si v rámci J.A.R.V.I.S. projektu spríjemňovať život a zvyšovať osobnú produktivitu. Vrelo odporúčam.
Suma sumárum
Celý tento článok som písal ako inšpiráciu pre ľudí, ktorí chcú zvýšiť svoju produktivitu alebo len nazbierať zopár tipov, ako si vytvoriť vhodné podmienky pre hlbokú prácu. Ak si niečo v ňom nájdete, splnil svoj účel.
A pokiaľ neviete programovať a niečo si automatizovať až do tej miery ako ja, nezúfajte. Je mnoho vecí, ktoré si dokážete zlepšiť aj bez programovania a stále je tu aj dostupný Zapier.
