Agilný prístup v self-managemente

O agilných technikách vývoja softvéru sa toho popísalo už naozaj veľa. Ako je to však s agilným riadením samého seba? Pokúsim sa popísať “triky”, ktoré veľmi pomohli mne ako človeku, ktorý nemá roky skúseností a hľadá si systém pre svoje pracovné fungovanie.


Zapisujem si (všetky) úlohy

Akúkoľvek činnosť, deadline alebo úlohu si značím do kalendára. Existuje množstvo nástrojov na organizáciu úloh, mne sa však osvedčil ten najobyčajnejší – Google Calendar.

Najviac oceňujem možnosť vytvárania úloh – taskov, ktoré viete jednoducho označiť ako hotové (done). Výhodou zapisovania je, že sa mi nič nestratí a nemusím úlohy držať v hlave. Je to podobné, akoby som mal vlastnú KANBAN tabuľu v online podobe stále pri sebe.

Aj v tomto nastavení je potrebné udržiavať si poriadok, napr.: dávať rozdielne farby pre rôzne úlohy, zapisovať si všetky termíny (deadliny) a určovať im prioritu. Ak sa rozhodnete ísť touto cestou, váš kalendár vám bude možno pripomínať peračník prváka, ale budete mať v ňom poriadok a ľahko sa v ňom zorientujete. Aby všetko toto naozaj fungovalo, je dôležité nastaviť si pripomienky. Lebo jedna vec je síce mať úlohu v kalendári, druhá vec je na ňu nezabudnúť. Odporúčam teda použiť funkciu pripomienok priamo v kalendári formou emailu alebo pop-up (sami prídete na to, čo vám lepšie vyhovuje).

Sústredím sa na priority

Veľmi dôležitým faktorom je snažiť sa nemultitaskovať. Je to ťažké, ale oveľa efektívnejšie je riešiť úlohu po úlohe. Vyvarujem sa riešiť niečo z jednej úlohy, potom z ďalšej, nakoniec z toho vznikne aj tak len guláš. Úlohy sa vždy snažím riešiť podľa priority. Pred začiatkom nového pracovného dňa (či večer predtým) si prezriem všetky úlohy a poviem si, čo treba najskôr vyriešiť. Podľa toho manažujem svoj deň: venujem čo najviac času a energie najväčšej priorite, ostatné beriem len ako doplnok (ak budem stíhať). Tie menej prioritné úlohy pokojne presúvam na ďalšie dni.

Pokiaľ je určitá úloha komplexnejšia, zvyknem si ju rozdeľovať na menšie podúlohy, ktoré si rozložím na viac dní. Podobne ako v programovaní, snažím sa úlohu „dodávať“ iteratívne, po častiach.

Ak ste v prioritizácii zelenáč, skúste jednoduchú pomôcku: Zoberte si pero a papier. Rozdeľte papier čiarami na 4 obdĺžniky a označte ich v smere hodinových ručičiek na A, B, C, D. Do A obdĺžnika dajte 1 (najväčšiu) prioritu, do B ďalšie dve po nej nasledujúce, do C ďalšie tri a pri D si možno uvedomíte, aké zbytočnosti vlastne chcete riešiť (nebudete ani prvý, ani posledný, komu sa to stane). “Easy as hell”, bez milióna aplikácií či time-manažmentových techník.

Neodchádzam s „plnou hlavou“

Najhoršie, čo sa môže stať, je stav, keď odchádzate z práce a v hlave máte úlohy, ktoré potrebujete spraviť, dookola sa vám pripomínajú veci, na ktoré nemôžete zajtra zabudnúť. Skrátka, “celé zle”.

Pred odchodom z práce si všetky tieto myšlienkové pochody zapisujem. Stačí pár sekúnd a mám to všetko v kalendári – večer môžem s pokojným svedomím zaspávať. Ako som spomínal, na nič tak nezabudnete ani v nasledujúci deň, stihnete deadliny a šéf bude skákať od radosti.

Nápady si značím ihneď

Akákoľvek idea, čo vám napadne pri večeri, vo fitku či kdekoľvek inde, je dobrá. Netreba na ňu ale zabudnúť, takže si značím každý nápad hneď, ako mi napadne. Existuje samozrejme mnoho nápadových softov, ale nekomplikujte si to. Zostaňte na začiatok pri jednoduchých nástrojoch – resp. nemeňte tie, čo už používate. Potrebujete sa naučiť systém, nie ovládať ďalšiu aplikáciu.

Ak sa rozhodnete používať Google Calendar, je kontraproduktívne, aby ste na nápady používali iný soft, stačí ich do kalendára zadať napr. ako „future tasky“. Týmto spôsobom si viete vytvoriť jednoduchý backlog úloh, ktoré chcete niekedy v budúcnosti spraviť. Výhodou je, že Google Calendar si môžete jednoducho zosynchronizovať s telefónom, tabletom alebo desktopom a mať ho tak stále so sebou.

Empty inbox

V dnešnej dobe stále pretrváva fakt, že pracovný email je jeden z najhlavnejších „taskovacích“ nástrojov. Mať prehľad vo vlastnej emailovej schránke je alfa a omega efektívnej práce. Na nete nájdete kopec návodov, ako si udržať „prázdnu“ emailovú schránku, princíp je jednoduchý: V inboxe mám len maily, ktoré potrebujem vyriešiť. Neriešim maily tak, ako prichádzajú, ale podľa toho, ako sú v súlade s mojimi prioritami. Keď mail vyriešim (úlohu s ním spojenú), odsuniem ho do zložky Archív (či napr. do nejakých špeciálnych foldrov). Takto postupne presúvam mail za mailom. Uvidíte, ako sa vám bude odchádzať z práce, keď budete vedieť, že v schránke máte len 1 email!

Ďalšia odskúšaná rada je: Filtrujte! Na všetky newslettre, pravidelné reporty a notifikácie som si nastavil filtre, ktoré ich automaticky triedia do príslušných zložiek.

Najskôr som tomu neprikladal význam, až kým som techniku “empty inbox” nevyskúšal. Môžem však len potvrdiť, že odkedy mám v schránke 0 mailov, život je ľahší (minimálne prehľadnejší) a nemusím sa obávať, že sa mi nejaký email „stratí“.

Všetky popísané techniky sú veľmi jednoduché (práve v tom je ich sila). Pomohli mi pracovať efektívnejšie a hlavne mať vo všetkom prehľad. Ak máte akékoľvek vlastné skúsenosti a dobré rady, budem len rád, keď sa o ne podelíte v komentároch.